Regente
Una solución de BASE100
Registros
Gestión de registros que proporciona un control total sobre el estado de las remisiones durante toda la vida útil de la misma, hasta reflejar el estado final.
Sistema de registro presencial
El sistema de registro presencial permite tanto a los usuarios de registro como al registro electrónico realizar asientos registrales.
El modelo de datos que utiliza está definido de acuerdo a lo especificado en la norma SICRES 3.0, quedando interconectado con el SIR (Sistema de Interconexión de Registros) y recogiendo las unidades a través del DIR (Directorio Común de Organismos y Oficinas de Registro).
Máxima optimización en la gestión del registro
Módulos diseñados especialmente para que tanto a los usuarios de registro como al registro electrónico le permita realizar asientos registrales.
Grabación
Grabación de registros con alto nivel de usabilidad y marcación abreviada, los datos se graban según la norma SICRES 3.0
Unidades
Gestión de unidades con alta flexibilidad en la interoperación de oficinas clasificadas en divisiones, órganos y sub-órganos.
La pantalla de grabación de registros presenta un alto nivel de usabilidad, ya que los usuarios del registro realizan un número elevado de altas, es posible rellenar todos los datos obligatorios a través del teclado y haciendo uso de marcación abreviada.
Los datos a grabar se adaptan a lo especificado en la norma SICRES 3.0, permitiendo gestionar adecuadamente los permisos para la grabación y modificación de los distintos campos según los diferentes perfiles de acceso.
Para facilitar la usabilidad Regente permite utilizar plantillas con campos predefinidos o que reutilicen campos de registros previos.
En aquellos casos donde exista una alta demanda de entrega de documentación a través de ventanilla, también es posible efectuar pre-asientos para obtener un número de registro y completar los campos con posterioridad.
El registro permite llevar la traza de las modificaciones realizadas sobre un registro, así como del usuario que las ha efectuado, de manera que un administrador pueda controlar desde la aplicación lo sucedido con cada asiento registral.
Los registros que deben remitir los usuarios, y que se gestionan mediante las correspondientes pantallas, pueden provenir de las siguientes fuentes:
Oficina presencial del Registro General
Registros grabados desde la aplicación por los propios usuarios de la oficina del Registro. Cuando un usuario accede a la pantalla de remisión de registros se aplica un filtro que muestra los que él ha grabado.
Registro
Electrónico
Registros correspondientes al Registro Electrónico.
Sistema de Interconexión
de Registros
Registros que llegan del Sistema de Interconexión de Registros provenientes de otro organismo dado de alta en el SIR, o como consecuencia de un rechazo a un registro enviado a través del SIR.
Registro de E/S Unidad Tramitadora
Registros que se enviaron a una Unidad Tramitadora y han sido rechazados por ésta.
El sistema facilita una bandeja de entrada para la consulta de los registros sin destino asignado procedentes de las distintas fuentes (Registro Electrónico, SIR, Unidad Tramitadora), que facilitará la asignación del destino al que se remitirán, de acuerdo a los perfiles definidos para los usuarios.
Para la remisión de registros se permite su selección de acuerdo a los destinos que se hayan asignado y la generación de los listados correspondientes para controlar su envío mediante lotes. En caso de haber algún tipo de error en los registros repartidos es posible anular y rehacer el reparto.
Los registros pueden remitirse a:
- Organismos dados de alta en el SIR, en cuyo caso se remitirán a través del mismo.
- Unidades Tramitadoras internas (si es el caso).
- Otros organismos y unidades que no utilicen el SIR ni Unidades Tramitadoras Internas.
El sistema controla el estado de las remisiones, reflejando el estado final de las mismas. Si surge algún tipo de rechazo, aparecen de nuevo en la bandeja de entrada reflejando la situación y generando a su vez un aviso.
Se permite la búsqueda y consulta de los registros que se hayan gestionado, la generación de informes a partir de dicha búsqueda y la generación de estadísticas en el intervalo de tiempo que se especifique.
Permite a su vez la generación de un acuse de recibo para su entrega al ciudadano, si así lo solicita, así como la impresión de etiquetas para sobres.
El sistema contempla la siguiente estructura: divisiones, órganos y sub-órganos. Permite a su vez realizar cambios estructurales en dichas unidades (como un sub-órgano que cambia de órgano o un órgano que cambia de división). En estos casos, el sistema conserva la historia, quedando la estructura o estructuras antiguas como unidades no vigentes, con fecha de baja, la del traslado y sin posibilidad de eliminación.
A su vez, el sistema gestiona el Directorio Común de Organismos y Oficinas de Registro del SIR (DIR), que permite la interoperabilidad entre oficinas. Para llevar a cabo esta gestión, dicho sistema se comunica con el Sistema de Información para el Directorio Común mediante los servicios web que éste publica.
También es posible configurar los correos electrónicos de contacto de las unidades de destino, a los que se podrá notificar cuando se produzca una remisión hacia la unidad concreta.
Para facilitar la grabación masiva de datos se pueden utilizar códigos abreviados predefinidos por el usuario para apuntar tanto a unidades internas como a organismos del Directorio Común del SIR. En todas las pantallas desde las que se realiza una búsqueda o consulta de datos aplicando el filtro de unidad se puede utilizar tanto el código abreviado como la denominación.
Para la remisión de los registros grabados se asigna a cada unidad, tanto si es interna como si es un organismo del Directorio Común, el sistema preferente de remisión.
La integración con el SIR se realiza tanto para la remisión de registros como para la recepción desde el SIR de registros remitidos por otros órganos. El SIR permite realizar la interconexión de forma normalizada, incorporando además mecanismos de trazabilidad de los asientos registrales para realizar un seguimiento del envío de la documentación aportada por los ciudadanos.
La aplicación implementa la funcionalidad precisa para integrarse con el SIR directamente siguiendo el diagrama de flujo especificado para la integración con el SIR, que para la remisión de registros puede resumirse en:
- Se consulta en el Directorio Común cuál es el nodo destino.
- Se envía el XML de registro de acuerdo a SICRES 3.0, firmando la información con su clave privada.
- Se envían los datos de trazabilidad.
- Se espera la confirmación de la recepción del registro destino.
La bandeja de entrada para gestionar la remisión de los registros recibidos desde el SIR proporciona toda la funcionalidad precisa para la gestión correcta de los registros recibidos:
Aceptación
Pendiente de documento físico
Rechazo
Reenvío
Remisión de correos electrónicos al interesado
El sistema mantiene el estado de los registros recibidos y un registro del histórico de acciones sobre los mismos. Tiene también un sistema de avisos a través del correo electrónico hacia los usuarios de la aplicación sobre nuevas entradas y cambios de estado y permite llevar un histórico de acciones sobre los mismos.
