El sistema contempla la siguiente estructura: divisiones, órganos y sub-órganos. Permite a su vez realizar cambios estructurales en dichas unidades (como un sub-órgano que cambia de órgano o un órgano que cambia de división). En estos casos, el sistema conserva la historia, quedando la estructura o estructuras antiguas como unidades no vigentes, con fecha de baja, la del traslado y sin posibilidad de eliminación.
A su vez, el sistema gestiona el Directorio Común de Organismos y Oficinas de Registro del SIR (DIR), que permite la interoperabilidad entre oficinas. Para llevar a cabo esta gestión, dicho sistema se comunica con el Sistema de Información para el Directorio Común mediante los servicios web que éste publica.
También es posible configurar los correos electrónicos de contacto de las unidades de destino, a los que se podrá notificar cuando se produzca una remisión hacia la unidad concreta.
Para facilitar la grabación masiva de datos se pueden utilizar códigos abreviados predefinidos por el usuario para apuntar tanto a unidades internas como a organismos del Directorio Común del SIR. En todas las pantallas desde las que se realiza una búsqueda o consulta de datos aplicando el filtro de unidad se puede utilizar tanto el código abreviado como la denominación.
Para la remisión de los registros grabados se asigna a cada unidad, tanto si es interna como si es un organismo del Directorio Común, el sistema preferente de remisión.
